Utiliser la méthode OKR pour motiver et se dépasser

La méthode OKR est une technique de management permettant de se fixer des objectifs ambitieux. Comme les objectifs SMART, les OKR sont spécifiques, mesurables et limités dans le temps. Cette méthode inclut plusieurs règles qui aident les employés à bien hiérarchiser, aligner et mesurer le résultat de leur travail, et donc de gagner en productivité. On vous en dit plus !

OKR : Objectives and Key Results

Qu’est-ce qu’un OKR ?

La méthodologie OKR (Objectives and Key Results) est une technique de management des entreprises dont le principe est de mettre en place des objectifs associés à la mesure de résultats clés. Parmi les avantages de cette technique nous avons une meilleure concentration, une transparence travaillée et un meilleur alignement des équipes avec la stratégie. Cela grâce à un travail d’organisation autour des employés, des tâches qu’ils accomplissent et d’objectifs communs.

Les objectifs (O pour objectives) permettent de définir où on va et d'offrir une motivation. Ils doivent être qualitatifs, inspirants, difficiles à atteindre et nécessairement limités dans le temps. Ils peuvent être réalisés par équipe ou individuellement.

Voici un exemple : doubler le chiffre d’affaires trimestriel.

Les résultats clés (KR pour Key Results) déterminent comment on y va, avec quels moyens nous allons atteindre nos objectifs fixés. Ils permettent de les quantifier et de les jauger avec une valeur de départ et une valeur cible qui mesure la progression vers ces objectifs.

L’objectif ci-dessus peut être jaugé en plusieurs résultats clés :

  • X milliers de CA via google ads
  • signer 4 up-sell avec nos clients stratégiques
  • doubler l'acquisition de nouveaux clients par la prospection

Les initiatives sont des descriptions des tâches à faire pour influer sur un résultat clé. Si l’objectif est là où on va et que les résultats clés indiquent comment on y va, une initiative décrit ce que nous pourrions faire pour nous rendre sur les lieux (en voiture, à bateau ou à dos de chameau).

Voilà un exemple d’initiative en lien avec le résultat clé “X milliers de chiffre d’affaires via google ads" : mettre en place une stratégie google ads et créer une landing page dédiée à chaque mot-clé.

Pour ce qui est de “signer 4 up-sell avec nos clients stratégiques” : proposer un rendez-vous de recommandations stratégiques gratuites aux clients existants avec leur customer success manager.

Et pour “doubler l’acquisition de nouveaux clients par la prospection” : mettre en place une stratégie de prospection digitale à haute valeur ajoutée.

Les OKR sont à définir par niveaux. C’est-à-dire pour l’entreprise, par équipe et individuellement. Ils se déclinent ensuite en “cascade”, chaque équipes, chaque managers et chaque employés peuvent se créer des OKR :

  • OKR d’entreprise : c’est la vision et/ou la raison d’être de l’entreprise.
  • OKR d’équipe : priorités d’une équipe, et non une compilation des OKR individuels.
  • OKR individuel : missions sur lesquelles les employés doivent se concentrer.
fonctionnement des OKRs

Les origines de cette méthode

La méthode OKR a été créée dans les années 50 par Peter Drucker, sous le nom de “Management by Objectives”. Une technique reprise et introduite dans les années 70 par le CEO d’Intel, Andy Grove.

Il adopte cette méthode afin d’opérer un changement stratégique sur son entreprise : soit passer du statut de fournisseur de mémoire à celui de fournisseur de microprocesseurs.

Sur ce marché très concurrentiel, Intel a réussi à aplatir la concurrence grâce à des objectifs clairement définis et des résultats régulièrement suivis, qui ont permis aux équipes de corriger les trajectoires rapidement tout au long du processus.

Par la suite, en 1975, John Doerr, l’un des principaux investisseurs de Google, séduit par la conférence donnée par Andrew Grove sur la méthode OKR, la présentera à Larry Page et Sergey Brin, qui introduiront ce processus chez Google. Ces derniers attribuent aujourd’hui encore une grand part de leurs succès à cette méthode.

À partir de cet instant, les OKR se sont propagés comme une traînée de poudre dans les entreprises. Depuis 2012 cet intérêt n’a cessé d’augmenter, et aujourd’hui, en 2020, des entreprises telles que Apple, Microsoft ou Amazon, pour reprendre les mots de Marc Andreessen, “ont pris le contrôle des larges pans de l’économie” et cela grâce à l’utilisation des OKR comme système de mise en place des objectifs.

Les avantages des OKR

Cette méthode a un réel impact sur les entreprises. Les employés utilisant cette méthode s’avèrent beaucoup plus productifs dans leur travail, entraînant de ce fait une augmentation des performances et des profits à tous les niveaux.

3,9M€ - surplus de CA par an qu’obtient une ETI transparente et engagée

72% - des salariés issus de la génération Y se disent engagés dès lors que leur manager les aides à établir des objectifs

source : https://www.2018/Infographie-OKR.png

Mais le plus grand impact pour les entreprises sont les changements culturels qui s’opèrent une fois la méthode mise en place. La définition d’objectifs permet le développement de trois points essentiels lors de l’utilisation de cette méthode : la concentration, la transparence et l’alignement. En se combinant, ces trois facteurs amènent un engagement plus fort de la part des employés.

avantages des OKRs

Alignement

Avec une meilleure compréhension de ce que leurs efforts visent à atteindre, les employés se sentent plus valorisés. Chacun a les moyens de voir comment les objectifs individuels progressent, et globalement si l’entreprise est lancée sur les bons rails. C’est un moyen simple et efficace de garantir que vos objectifs soutiennent la stratégie globale de l’entreprise.

Transparence

Les OKR sont et doivent être transparents. C’est nécessaire pour que TOUTE l’entreprise puisse voir les objectifs de chacun, permettant ainsi de se responsabiliser les uns et les autres. De plus, cela permet aux employés de jauger comment leur travail influence l’objectif principal de l’entreprise et d’encourager la collaboration entre eux.

Concentration

Il y a tellement de choses que l’on peut faire en un an ou sur un trimestre. Les OKR forcent à identifier 3 ou 4 objectifs et à réduire les priorités en se concentrant sur celles qui sont les plus importantes. Cela permet à l’entreprise d’atteindre un taux d’engagement bien plus élevé, car se fixer trop d’objectifs ne permet pas de fournir une orientation claire.

OKR : Comment les utiliser ?

Les OKR ça se prépare

Avant de commencer à mettre en place les vos Objectifs et Key Results, il est important d’avoir une compréhension claire de ce que vous souhaitez atteindre comme objectifs et résultats clés.

Pour mener à bien cette méthode, la définition et la gestion des OKR doivent avoir un propriétaire au sein de l’entreprise, nommé “Ambassadeur”. Son rôle est de s’assurer que tous ceux faisant parti du processus OKR sont formés, engagés et bénéficient d’aides et de conseils en continu.

Ces objectifs nous donnent un cadre. Ils doivent inspirer tous ceux qui y travaillent, et ces derniers doivent y adhérer. Chaque partie prenante doit convenir que ce sont les bonnes choses sur lesquelles se concentrer.

Également, lors de cette concertation, assurez-vous de l’orientation de vos OKR. Avec le bon contexte opérationnel, vous savez où concentrer vos efforts, et de cette façon vous assurez que vos OKR soutiennent parfaitement les ambitions de votre entreprise.

Voici quelques conseils pour vous aider :

  • Ajustez vos OKR à votre mission et/ou vision. Ils doivent faire avancer l’entreprise. Ils devraient vous rapprocher de votre mission/vision. Si ce lien est visible, il est facile pour tout le monde d’avoir une vue d’ensemble.
  • Lorsque vous définissez des objectifs au niveau d’une équipe ou individuellement, assurez-vous de vérifier les objectifs existants afin de visualiser si tous se combinent.
  • Lors de la sélection de vos OKRs, il est facile de devenir trop enthousiaste. Les objectifs doivent être ambitieux mais ils doivent également être réalisables dans les délais fixés.
  • Regardez vos KPI. Ceux-ci vous indiquent les performances des domaines clés de votre entreprise. Révèlent-ils certains problèmes qui doivent être résolus ? Si oui, que pouvez-vous faire pour influencer vos KPI ?
  • Vérifiez toujours vos OKR lorsque la deadline pointe le bout de son nez. Cela vous indiquera si vous devez les redéfinir pour la période suivante.

Définir la bonne cadence

Pour la grande majorité des entreprises, les OKR sont définis suivant une cadence annuelle et trimestrielle. Il est important de comprendre que différents objectifs entraînent des rythmes différents. On parle ici des objectifs tactiques et des objectifs stratégiques. Les OKR ont donc une triple cadence ; tactique, stratégique et on y ajoute également le suivi.

Une cadence stratégique correspond à des OKR très ambitieux et à plus long terme, définis par l’entreprise. Ils sont généralement annuels. Cela simplifie la prise en compte de la stratégie organisationnelle et la transforme en objectifs d’entreprise.

Une cadence tactique correspond à des OKR à plus court terme, pris en charge par les équipes. Il sont trimestriels. Cela permet des cycles d’examen plus courts et permets aux équipes de changer facilement de direction si les tactiques ne favorisent pas les OKR stratégiques.

Une cadence de suivi permet des vérifications régulières pour suivre les résultats en cours, cela chaque semaine. Les métriques des différents résultats clés sont établis au début du trimestre et seront utilisées pour le suivi.

Un peu strict me direz-vous ?

bored by okr ?

Mais non ! Vous pouvez aussi personnaliser vos cadences en fonction de vos besoins. Par exemple, Spotify a développé sa version, elle est appelée "Spotify Rhythm" et utilise une cadence stratégique de 6 mois et une cadence tactique de 6 semaines.

Les caractéristiques des Objectives and Key Results

Caractéristiques d’un objectif

Limité

Chaque objectif doit être limité dans le temps et a donc besoin que l’on définisse un “horizon”. Si l’on définit les OKR sur une cadence trimestrielle, la date limite est généralement la fin d’un trimestre. Cela encourage la concentration et permet un rythme cyclique. Ainsi l’on peut identifier rapidement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et changer de trajectoire si les objectifs d’équipe ne favorisent pas les OKR de l’entreprise.

Suivi

Les objectifs doivent être suivis chaque semaine et les équipes doivent organiser des réunions hebdomadaires régulièrement afin de suivre les progrès, les employés quant à eux doivent planifier des “boucles de rétroaction”, afin d’échanger et de commenter sur le travail des uns et des autres. Cela permettra de favoriser la collaboration entre employés en s’aidant mutuellement pour remplir leurs engagements en partageant les ressources et l’expertise nécessaire.

Inspirant et compréhensible

Certaines personnes de votre entreprise sont motivées par les chiffres. D’autres ont besoin d’un objectif plus inspirant. Le langage sera votre solution ! Un moyen simple de rendre vos objectifs plus inspirants consiste à inclure des adverbes et des adjectifs tels que réussi, génial, meilleur, etc.

Il faut éviter également les jargons spécifiques à certains postes ou à certaines équipes et garder les descriptions aussi courtes que possible.

Caractéristiques des résultats clés

Ambitieux

Des résultats clés qui ne nous font pas sortir de notre zone de confort ne sont sans doute pas assez ambitieux. Néanmoins, ils ne doivent pas décourager mais pousser les équipes à repenser leur façon de travailler, à se poser les bonnes questions et à discuter de sujets “sensibles”. Il s’agit de se surpasser !

Spécifiques

Les résultats clés d’une équipe doivent être ciblés et être clairement définies. Ils doivent être spécifiques quant à la quantification et au délai pour les atteindre, afin de lever toute imprécision, que ce soit au niveau de la deadline ou du but à atteindre.

Sous influences

Les résultats clés doivent toujours pouvoir être influencés. Écrire 10 articles de blog est un mauvais résultat clé, c’est quelque chose que l’on fait. Obtenir 1000 vues sur un article de blog que l’on a écrit est un bon résultat clé, car c’est quelque chose que l’on ne contrôle pas mais que l’on peut influencer.

Caractéristiques d’une initiative

Spécifique

Une initiative doit toujours être spécifique. Sa portée doit être clairement définie et le propriétaire de l’initiative (responsable de la réalisation de l’initiative) doit savoir quoi faire. Elle ne peut pas être approximative comme un objectif. Une initiative doit donc contenir des verbes précis et clairs (exemple : établir, écrire, etc).

Sous contrôle

Il est impératif d’avoir le contrôle total sur les initiatives afin de pouvoir les mener à bien. Cela signifie qu’il ne devra y avoir aucune dépendance à quelque chose ou à quelqu’un. Cela signifie également que l’on peut être tenu responsable de ne pas avoir mené convenablement ces initiatives.

OKR : un exemple concret

Pour mieux vous illustrer l’utilisation des OKR, nous nous sommes inspirés de l’un de nos futur projet (attention petit teasing, mais pas trop). Nous sommes partis sur un OKR stratégique (à effectuer en équipe) avec une deadline d’une période de 6 mois (on est fan de spotify, pour les plus attentifs d’entre-vous).

Cet objectif est un élément important de notre projet, que l’on pourrait qualifier d’OKR d’entreprise, puisqu’il sera au centre de nos préoccupations pour l’année à venir. Et cela concerne nos chers freelances, puisque nous étions un peu déçus de ne pas pouvoir les accompagner dans leur besoins malgré leurs (nombreuses) demandes.

Sans vous en dire plus, ni transition, voici nos Objectives and Key Results.

Nous avons choisi comme objectif de devenir le blog de référence pour lancer son activité en freelance. Pour rappel, un objectif se doit d’être ambitieux, il doit motiver, être inspirant, alors lâchez-vous !

Pour cet objectif nous avons définis trois résultats clés (pour être dans les clous il est bien de déterminer trois à quatre résultats clés) :

  • Décrocher 30 000 visiteurs freelances mensuel grâce au SEO (en trois mois)
  • Que 50% des personnes qui remplissent un formulaire sur le site soient freelances (en cinq mois)
  • obtenir 3 publications presse au sujet du blog (en six mois)

Encore une fois, souvenez-vous que les résultats clés sont les outils qui vont nous permettre d’atteindre notre objectif. Ils doivent être spécifiques, tant au niveau du délai que des mesures. C’est une chose que l’on ne contrôle pas mais que l’on peut influencer.

Troisième et dernière étape lors de la mise en place d’un OKR : les initiatives. Lorsque l’on parle d'initiatives on fait allusion aux tâches (à réaliser seul ou à plusieurs) ou aux hypothèses qui nous permettent d’influencer sur un résultat clé. Nous avons donc choisi une initiative pour chacun de nos résultats clés :

  • créer un cocon sémantique dédié aux freelances sur notre blog (décrocher 30 000 visiteurs freelances mensuel)
  • réaliser des contenus à haute valeur ajoutée à télécharger sur le site (50% des personnes qui remplissent un formulaire sur le site soient freelances)
  • créer et envoyer un communiqué de presse (obtenir 3 publications presse au sujet du blog)

Bonus : 5 pièges à éviter

#1 Trop souvent pensés comme un outil administratif pour organiser les tâches à accomplir au sein de l’entreprise, c’est une tendance qui tend à complexifier les choses et à rendre les entreprises moins agiles.

#2 Ne pas lier les OKR et l’évaluation de la performance des salariés. La performance d’un salarié se mesure également sur le comportement, la coopération, l’esprit d’initiative etc. On ne doit pas et ne peut pas mesurer tout cela avec cette méthode.

#3 N’oubliez pas de communiquer sur vos objectifs : chacun doit savoir à tout instant quels sont les objectifs de l’entreprise, de manière claire et compréhensible. Mettez en place un outil pour que vos équipes puissent visualiser et suivre leurs OKR et ceux des autres.

#4 La méthode “top down” est à éviter à tout prix pour définir vos OKR : laissez vos équipes définir leurs propres objectifs, et négociez avec elles pour les aligner si besoin aux objectifs stratégiques de l’organisation.

#5 Faites bien la différence entre OKR et KPI : pour les KPI, il s’agit généralement d’objectifs réalisables (SMART) et le reflet des résultats d’un processus déjà en marche. Ils sont souvent gardés privés. Les objectifs et résultats clés sont bien plus ambitieux et englobent une dimension plus large. Ils ont vocation à être transparents.

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Ça fera super plaisir à Nina, et puis à Gaëlle aussi, un peu à tout le monde en fait !

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